AI automatisering voor teams die liever creatief werk doen
De meeste creatieve bedrijven verliezen elke week uren aan gegevens overtypen tussen tools, facturen najagen en steeds dezelfde documenten opnieuw maken. Smart Culture is een automatiseringsbureau dat je bedrijfsprocessen automatiseert met slimme workflows en AI. Zo besteedt je team zijn tijd aan klanten, shows en ideeën.
We zijn een kleine studio in Barcelona, opgericht en geleid door Mart Reinders. Mart regelde jarenlang zelf evenementen en boekingen voordat hij ze ging automatiseren. Elk systeem dat we bouwen begint dus bij hoe het werk echt gaat.
Welke bedrijfsprocessen we automatiseren
We richten ons op het herhalende werk tussen je tools in. Een paar voorbeelden uit echte projecten:
- Facturen die zichzelf maken en versturen zodra een klus klaar is
- Boekingsflows voor bureaus en artiesten: aanvraag, offerte, contract en agenda in één lijn
- Draaiboeken en productiedocumenten in één klik, vanuit één bron
- CRM-inrichting in Salesforce of HubSpot die je team ook echt bijhoudt
- Leadformulieren die op de juiste plek landen, met een antwoord dat AI alvast opstelt
- Rapportages en weekoverzichten die in je inbox staan zonder dat iemand ze maakt
AI waar het helpt, niet overal
AI is goed in opstellen, sorteren, samenvatten en dingen terugvinden. Het is minder goed in beslissingen die jouw oordeel vragen. Voor de eerste groep zetten we taalmodellen in, de tweede blijft bij mensen. Dat geeft minder verrassingen en systemen waar je team op vertrouwt.
We bouwen op tools die je waarschijnlijk al gebruikt, zoals Google Workspace, Airtable, Notion, Salesforce, HubSpot, Brevo, Make, Zapier en n8n. Is een klein maatwerkscript de betere oplossing? Dan schrijven we dat.
Automatisering voor de creatieve sector
Bureaus, venues, eventproducenten, artiesten en contentteams hebben hun eigen ritme: veel kleine klussen, wisselende planningen, veel freelancers. Algemene automatiseringsadviseurs zien dat vaak over het hoofd. Wij werken er sinds 2009 middenin, van DJ-boekingen tot complete producties in de Westerkerk in Amsterdam. Ook implementeerden we Salesforce voor creatief bureau &Work.
Geselecteerd werk
- Salesforce-inrichting voor consultants bij &Work
- Een boekingsbureau dat op de automatische piloot draait
- Draaiboeken in één klik voor eventproducties
- Barcelona Ontdekt, een AI-gids voor musea en cultuur in Barcelona
Zo werkt het
In kaart brengen
Eén gesprek om door te lopen hoe het werk nu loopt en waar de tijd blijft.
Bouwen
We bouwen de eerste automatisering in je eigen tools en testen met echte data.
Overdragen
Je krijgt een korte handleiding en je team weet hoe het werkt en hoe je het aanpast.
Vragen
Moeten we overstappen op andere tools?
Meestal niet. We starten met de tools waar je al voor betaalt en stellen alleen iets nieuws voor als dat duidelijk tijd of geld bespaart.
Zijn onze gegevens veilig met AI?
We kiezen diensten met heldere voorwaarden over data, houden toegang zo beperkt mogelijk en zetten nooit wachtwoorden of gevoelige gegevens op plekken waar ze niet horen. Hoort AI niet thuis in een stap, dan laten we het weg.
Hoe groot is een gemiddeld project?
De meeste projecten beginnen met één proces, zoals facturatie of boekingen, dat we in een paar weken bouwen en overdragen. Daarna pakken we het volgende op.
Werken jullie ook buiten Barcelona?
Ja. Het meeste automatiseringswerk doen we op afstand. We werken voor klanten in Spanje, Nederland en daarbuiten, in het Nederlands, Engels of Spaans.
Heb je een proces dat je hele week opslokt?
Stuur een korte mail over wat te lang duurt. Mart antwoordt persoonlijk, meestal binnen een dag.
Mail Mart →mart@createsmartculture.com